Значиццо так, вкратце теория чтобы все глупые вопросы отпали сами собой.

1) Хоть комп главного сисадмина, хоть секретаря всеравно при попытке войти на него через сетевое окружение спросит пароль если:
- на ТОМ компьютере отключена учетная запись "Гость" (Guest)
- Ваше имя пользователя и пароль (под которыми вы вошли в виндоус и работаете) не совпадают с существующими там пользователями. Иными словами если вы вошли в систему как user_xx с паролем passwd и на той машине есть пользователь user_xx с таким же точно паролем и при этом он не заблокирован то вас пустит без пароля.
- В вашей сетке настроен и функционирует домен ... но тут уже немного другая песня. Если бы был домен то для двух машин, находящихся в домене окошко запроса авторизации наврятли бы выскочило.

Во всех остальных случаях пользователь/пароль будет спрошен.

2) Пароль на XP ставится в Панель управления -> Учетные записи пользователей. Или manage и далее по тексту.